Privacy policy

Privacy Policy

HC Spaarndam hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. HC Spaarndam houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;
  • verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt; 
  • vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens; 
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is; 
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt; 
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Door de website en/of de app van HC Spaarndam te gebruiken, al dan niet door het inschrijven als lid gaat een Gebruiker en/of Lid akkoord met de volgende voorwaarden die daarop van toepassing zijn.

Als HC Spaarndam zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

 

Verwerking van persoonsgegevens van Leden, oud-leden en vrijwilligers
Persoonsgegevens van leden en vrijwilligers worden door HC Spaarndam verwerkt ten behoeve van de uitvoering van haar verenigingsactiviteiten, zoals vastgelegd in de Statuten, en in het bijzonder voor het expliciete doel waarvoor deze Persoonsgegevens zijn verzameld. Te weten:
  • administratieve doeleinden;
  • communicatie naar de leden, ouders/verzorgers;
  • het organiseren van evenementen van of op HC Spaarndam voor (oud-)leden, donateurs, sponsoren, relaties en vrijwilligers;
  • het uitvoering geven aan de registratie in LISA, KNHB, DWF, Hockeypraktijk en Mailchimp;
  • het uitvoering geven aan de hockeysport, waaronder de deelname aan wedstrijden, competities, trainingen, toernooien, het beheer van teams, het registreren van blessures en het volgen van de ontwikkeling van spelers;
  • het beheer en de exploitatie van de accommodatie, zoals ten behoeve van bardiensten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is het inschrijfformulier voor lidmaatschap en/of zelf verstrekte Persoonsgegevens aan HC Spaarndam via email in het kader van een verzoek om (nadere) informatie en/of de inschrijving als Lid.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan HC Spaarndam de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • voornaam, tussenvoegsel, achternaam, (zakelijk) telefoonnummers, (zakelijk) e-mailadres;
  • adres en woonplaats;
  • geslacht, geboortedatum;
  • bankrekening;
  • VOG (in geval van vrijwilliger).

Uw persoonsgegevens worden door HC Spaarndam opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Tenzij betrokkene toestemming geeft voor een langere bewaartermijn, worden gegevens in de ledenadministratie maximaal tot 7 jaar na einde lidmaatschap bewaard (de termijn van de wettelijke boekhoudplicht en fiscale bewaartermijn). Daarna kunnen de gegevens worden overgebracht naar een archiefbestand, dat alleen toegankelijk is voor gebruikers die daartoe door het bestuur van HC Spaarndam zijn geautoriseerd. De gegevens in het archiefbestand worden voor onbepaalde duur bewaard.

 

Verwerking van persoonsgegevens van Medewerkers 
Persoonsgegevens van Medewerkers worden door HC Spaarndam verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
  • uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • de arbeidsovereenkomst.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan HC Spaarndam de volgende persoonsgegevens van u vragen: 
  • voornaam, tussenvoegsel, achternaam, telefoonnummer, e-mailadres;
  • geboortedatum;
  • salarisgegevens;
  • kopie ID;
  • -BSN-nummer;
  • VOG; 
  • diploma’s;
  • bankgegevens.

Uw persoonsgegevens worden door HC Spaarndam opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

 

Verwerking van persoonsgegevens van sponsorcontacten
Persoonsgegevens van sponsoren worden door HC Spaarndam verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
  • Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan HC Spaarndam de volgende persoonsgegevens vragen:

  • voornaam, tussenvoegsel en achternaam;
  • telefoonnummer, e-mailadres, bedrijfs- en adresgegevens.

Uw persoonsgegevens worden door HC Spaarndam opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode dat men gezien wordt als een sponsor.

Uw persoonsgegevens worden door HC Spaarndam opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Tenzij betrokkene toestemming geeft voor een langere bewaartermijn, worden gegevens in de administratie maximaal tot 7 jaar na einde sponsorcontract bewaard (de termijn van de wettelijke boekhoudplicht en fiscale bewaartermijn). Daarna kunnen de gegevens worden overgebracht naar een archiefbestand, dat alleen toegankelijk is voor gebruikers die daartoe door het bestuur van Gooische zijn geautoriseerd. De gegevens in het archiefbestand worden voor onbepaalde duur bewaard.

 

Verstrekking aan derden 
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
  • De ledenadministratie via LISA , KNHB/DWF, Hockeypraktijk
  • Het verzorgen van trainingen met behulp van Hockeypraktijk
  • De bouw, ontwerp en onderhoud van de website
  • Het verzorgen van nieuwsbrieven/mededelingen

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

 

Beeldrecht 
Tijdens de wedstrijden, trainingen en hockey gerelateerde activiteiten bij HC Spaarndam worden regelmatig foto’s genomen van acties en sfeerbeelden waarop leden van HC Spaarndam, leden van andere verenigingen of bezoekers staan afgebeeld. Deze beelden kunnen op de website van HC Spaarndam verschijnen. Indien hiertegen bezwaren bestaan, dient dit via [email protected] kenbaar te worden gemaakt. Betreffende beeldmateriaal zal dan worden verwijderd.

Deze opt-out mogelijkheid is niet van toepassing op algemene actiebeelden of sfeerbeelden waarop gebruiker niet centraal of duidelijk herkenbaar afgebeeld of indien duidelijk voor de foto is geposeerd. Portretten van leden kunnen worden opgenomen op de website ten behoeve van teamidentificatie.

 

Binnen de EU 
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

 

Minderjarigen 
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar, de jeugdspelers) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

 

Bewaartermijn 
HC Spaarndam bewaart de persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

 

Beveiliging 
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
  • Alle personen die namens HC Spaarndam van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen. 
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

 

Rechten omtrent uw gegevens 
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

 

Klachten 
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen via [email protected]. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthouder.

 

Vragen 
Als u naar aanleiding van ons Privacy policy nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op! U kunt ons mailen op [email protected]